Преди купите IT продукти или IT услуги е важно да определите вашите IT изисквания. Те описват какво искате да получите от вашата инвестиция в IT ето защо те са важна част от процеса по взимане на решение.
Типичен набор от IT изисквания описват какво точно ще правите с вашата IT система. Изискванията ще изразят причините в инвестиране в ново IT оборудване и чеклиста, която ще ви помогне да намерите подходящото решение.
Процесът в направата на документ с IT изисквания ще определи приоритетите ви преди да се впуснете в избора на IT продукт или услуга.
Какво трябва да включва този документ с IT изисквания?
В това какво трябва да включите в този документ зависи какво ще купувате. Важно е да знаете предварително какво ще постигнете с купуването на този продукт или услуга. Не се вглеждайте подробно с техническите спецификации. Целите трябва да излизат от цялостнатата стратегия на бизнес плана за развитие на фирмата. Правилно е да кажете: „Новият ни сървър трябва да извлича бизнес информация за даден наш клиент за 5 секунди“, а не „Новият ни сървър трябва да двупроцесорен и с 4 чипа по 16GB памет“.
Ето няколко важни елемента, които трябва да включите във вашите IT изисквания:
Как ще ползвате новото IT оборудване или услуга? Търсите компютър за счетоводство, интернет, презентации, обработка на документи, работа с тежки програми или нещо друго.
Къде ще се ползва? Работата на отдалечено работно място в движение, все по често се среща в днешно време. Така, че все повече бизнеси търсят мобилни решения.
Кой ще го ползва? Помислете за броя на служителите, тяхната работа в компанията, които ще ползват оборудването. Какъв капаците ви трябва? Ще трябва ли нов софтуер или ще се ползват клауд решения, които са лесни за ползване.
Информация за сегашното оборудване. Трябва да разберете дали новото оборудване ще е съвместимо със сегашното ви оборудване. Ще трябва ли да да подновите сегашния хардуер и софтуер.
Бъдещите планове. Трябва да е съобразено с темпа на развитие на компанията. Ако приемем, че даденото оборудване ще се ползва 3 години, то съпоставено с темпа на растеж на компанията трябва да прецените дали след даден период от време IT оборудването ще е достатъчно за нуждите ви.
Трябва знаете също как ще се ползва документа за IT изисквания. Преди да задълбаете в техническите изисквания, то трябва да сте наясно как ще се ползва този документ. Като:
Част от тръжна документация. Трябва да е разбираем за доставчиците и в него трябва да бъде посочена информация, която ще вземете от вашата компания.
Чеклиста. В този случай трябва да е структурирана като чеклиста, чрез която да попълвате след като сте получили нужната информация от търговеца на IT оборудване. Така ще може да сравнявате по-лесно офертите.
Вземете под внимание мнението на всички, които ще са свързани с ползването на IT оборудването, но в крайна сметка един човек трябва да е отговорен за попълването на този документ.
От екип на „ЛИП Трейд“ ООД
