Най-добрите начини и средства за архивиране на информация

Всекиднвният бекъп не е архивиране. За да архивирате и запазите вашата информация десетилетия наред, то трябва да използвате подходящите средства и начини за това. Много е писано за важността от архивиране на вашата информация. По-трудна е задачата след като сте записали вашата информация на сигурно място е да я запазите така, че да може и поколенията след вас да я ползват. Това вече е истинско предизвикателство. Важна е медията, на която се записва. Дали ще издържи през годините. Важен е и начина, метода, по който се записва. Файловете трябва да са записани във вариант, който може да гарантира тяхното бъдещо разчитане.

Ще изброим няколко средства за архивиране. Предимствата и недостатъците, които крият при запазване на информацията.

1. Външните твърди дискове

Това са едни от най-използваните средства за архивиране на информация. Всеки от вас го има или най-малкото е работил с тях. Лесни и удобни са за употреба. За краткосрочна употреба са подходящи. При постоянна употреба техния механичен живот се свежда от 3 до 5 години. Ако само се използват за архивиране и стоят на подходящо място (на рафта), то теоретично могат да издържат десетилетия преди магнитните глави, в/у която е записана вашата информация да се размагнетизират до степен, при която информацията да спре да се разчита. За това в този случай е хубаво на всеки няколко години информацията да бъде презаспивана, за да намалее риска от загуба на информация. Срокът от едно или максимум 2 десетилетия е на база проучвания, които учени са направили. Установено е, че твърдия диск губи около 1% от магнетизма си с всяка изминала година, ако е поставен в шкаф далеч от електромагнитно облъчване. За това практика в индустрията е дискове, които не са в оперативен статус (т.е. „в шкафа“ пълни с информация) е да се презаписват веднъж на 3 години. Правете го и вие.

Средата, в която се използва или се съхранява диска също може да съкрати неговия живот с пъти. Топлина, влага, електромагнитно поле, удари и др. фактори са причина за повреда на един външен диск. Може да сте спазили абсолютно всичко, но вадейки го шкафа да да го изпуснете на пода и това да сложи край на вашия ценен архив.

Ако ползвате външни дискове за архив, то записвайте информацията на 2 или 3 диска. Защитете ги със софтуер против презасписване или случайно изтриване. Пазете ги на различни места. Веднъж на няколко години ги празаписвайте на ново.

2. Външни SSD

За разлика от обикновените дискове SSD са защитени против удар. Принципът (NAND Flash), който ползват за записване на информация не гарантира обаче, че информацията ще се запази завинаги. Това е нова технология и никой не дава каквато и да е гаранция за дългосрочност. Нито една компания към момента не препочръва при архивиране на информация да се използва SSD за повече от 10 години. Ако ползвате SSD презаписвайте дисковете всяка година и го сменяйте веднъж на 8 години.

3. Лентов носител

Всяка голяма фирма използва лентов носител за архив. Спорен е момента колко е удобен и удачен като вариант. Към момента Sony е разработила лентов носител с капацитет 185TB . На прима виста е идеален вариант. Предимствата на тази касета е, че е малка. Преносима, лесно може да се запази в малко място и може да архивира голям масив информация. Тази технология обаче има и няколко недостатъци: скъпа е (особено за лично ползване), лентата може да се смачка, да бъде изтрита, ако е подложена на магнитно влияние. Устройствата, които я записват и четат могат лесно да се повредят. Не на последно място самото извличане на информацията е бавен процес. Скъпа технология, податлива е на външни фактори и влияния. 

3. Оптични дискове

Ако мислите, че оптичните CD/DVD/BD са само за филми, музика и софтуер, то значи вашите възгледи са остаряли. Масовите дискове наистина не са подходящи за дългосрочен архив на вашата информация. Основна причина за това е, че във външните слоеве на тях са съставени от органични материали, които са податливи и уязвими на външни влияния и на бактерии!!!

Има обаче дискове, които използват по-издържливи материали.  Дисковете BD-R HTL са направени от по-добри материали и някои от производителите им дават живот между 100 и 150 години. За това за архивиране е за предпочитане да взимате от тях. Тук е описано предимството на едните дискове пред другите BD-R HTL пред LTH . На пазара се предлагат дискове от 25GB, 50GB & 100GB , които са достатъчни да се направи важен архив на най-важната ваша информация.

Ако мислите, че оптичните устройства са отживелица във вашото всекидневие, то трябва да знаете, че присъствието им е твърдо застъпено в компаниите, които се занимават с архивиране и в IT отделите на големите фирми. Въпреки, че е трудоемък като процес, то архивирането на оптичен диск е препоръчително.

4. Облак

В последните години изникнаха много варианти за архивиране на вашата информация в пространството. На пръв поглед DropBox, Drive, BackBlaze, OneDrive и др. предлагат евтин вариант, поне до момента, в който ще ви се наложи да теглите обратно информацията. И в този вариант има няколко основни недостатъка. Рекламите гласят, че вашата информация е сигурно складирана в облака. Всъщност тя е запазена в някой от безбройните дейта-центрове на големите компании, които стоят зад тези услуги. В тези центрове са записани на твърди дискове или на някои вече изброени медия носители. Има месечни такси, някои компании налагат и трансферни такси. Достъпът до вашия архив е ограничен до бързината на вашия нет. А това също значи, че когато нямате интернет връзка, не може да ползвате архива си. Качването на вашия архив в облака също повдига въпроси относно сигурноста му. Едно разбиване на паролата на вашия акаунт може обърне нещата с главата надолу. Все пак много от експертите в тази област препоръчват към онлайн архива да правите и едно офлайн копие на нещата при вас. Много по-добър вариант е от това изобщо да нямате никъде копие на вашия архив.

След като изброихме основните средства, носители, в/у които може да правите архив, то сега ще обърнем внимание на начините, на методологията за архив. Има много сложни стратегии, които големите компании правят, за да запазят своята информация. Ние обаче ще обърнем внимание на няколко фундамента, които е хубаво да спазвате, за да може да запазите вашия личен архив за по-дълго време.

Правилото на трите

Правилото на трите гласи, че трябва да имате копие на вашия архив поне на 3 места. Едно работно копие, един бекъп на него и един бекъп на бекъпа. Хубаво е и трите копия да се пазят на различни места.

• Правете архив само на важните файлове или документи

Правете архив само на завършените файлове, документи и работни проекти. Не си губете времето да архивирате незавършени проекти или неща, които лесно може да намерите и свалите отново в интернет пространството. Запомнете: архив се прави само на важните документи, чието погубване е необратимо. Да архивирате нещо, което може да се намери в интернет, ще е загуба на време, пространство и ресурс.

• Използвайте медии, които не са презаписваеми.

За препорчъване е да използвате непрезаписваеми медии или да защитавате вашите дискове от случайно изтриване или записване на нещо друго в/у вашия архив.

• Не използвайте файл контеинери

Не използвайте файл контейнерите file container , които много от архивиращите програми създават. Архивирайте в чисти файлове, които сте сигурни, че в бъдеще няма да имате проблем да разчетете. Файлове във формат FAT, NTFS, HFS, EXT, ISO9660, UDF ще бъдат разчетаеми още известно време, но не се знае до кога. Ако трябва да компресирате, използвайте стандарта ZIP. Използвайте PDF, JPEG, MPEG, RTF, за които се знае, че ще се ползват още дълги години в IT. Почти няма софтуер в момента, който да не може да експортне в някой от най-широко използваните файлови формати. Ако все пак използвате такава програма, която не може да експортне информация в такъв файл, то е хубаво да архивирате нейните инсталационни файлове, за да може да я инсталирате в даден момент в бъдещето.

• Не криптирайте архива си

Не криптирайте архива си, освен ако не говорим за някаква супер чувствителна информация. Говорим за архив, който трябва да запазим десетилетия.  Със загубването на паролата за декриптиране може да загубите вашите ценни файлове.

• Описвайте всеки ваш архив

Описвайте всеки ваш архив надлежно. С дата, с име. Няма нужда да архивирате едни и същи файлове всеки път, когато решите архивирате.

• Следете развитието на технологиите

Това, че сте записали на някой носител със 100-годишна гаранция за дълготрайност, не значи, че устройството, което го чете ще съществува след 100 години. Ние живеем на 50 години от ползването на перфо карти. Ако вашия чичо е запазил неговия ценен архив във вид на перфо карти, не значи, че вие ще може да го разчетете много леснб. За това обръщайте сериозно внимание на развитието на технологиите. Винаги може да излезе неще по-добро, по-ново и по-надеждно като вариант за вашия архив.

Ако запазите само едно копие, то вероятно може да оцелее през годините. Желаете ли това „вероятно“ да ви тормози години наред?

За тези, които не им се е чела цялата, то ще синтезираме с няколко важни препоръки накрая:

Метод 1

Препоръчваме за ваш архив да използвате Blu Ray записвачка, която поддържа стандартите BD XL & M-Disc. Използвайте следните медии BD-R HTL или M-Disc BD-R/DVD+R. Не ползвайте обикновени CD или BD-R LTH. Правете 3 копия и ги пазете на различни места.

Метод 2

Вземете 3 външни USB диска и направете 3 копия на вашия архив. Пазете ги на различни места. През няколко години ги презаписвайте. Изтривайте цялата информация и я презапсивайте отново.

Тези 2 метода спокойно може да ги комбинирате и с онлайн архив в облака.

Правете го, за да сте спокойни. Някои неща може да се върнат, но други може безвъзвратно да загубите. Всичко зависи от вас!

От екип на „ЛИП Трейд“ ООД